Fakturowanie i księgowanie

Prawidłowo wystawione faktury są podstawą do dokonania rozliczeń podatkowych

Zlecając nam prowadzenie księgowości Twojej firmy po dostarczeniu niezbędnej dokumentacji nasze biuro profesjonalnie wykonuje za Ciebie zapisy w księgach podatkowych. Na ich podstawie można prawidłowo dokonać obliczeń i wypełnić deklaracje VAT, CIS, PAYE, rozliczenie roczne etc., dzięki czemu zaoszczędzisz swój cenny czas.

Co to jest faktura?

Faktura jest to dokument, który firma wystawia, kiedy nabywca kupuje daną usługę lub towar. Jest do dowód zakupu, sprzedaży, czyli zawarcia transakcji.

Zanim przedsiębiorca zaksięguje sporządzoną przez siebie lub otrzymana od dostawcy fakturę, niezwykle ważne jest wystawienie jej zgodnie z przepisami podatkowymi. 

Dla własnych potrzeb należy ustalić system nadawania numeracji fakturom, jest on zupełnie dowolny w konfiguracji lub narzucany przez systemy księgowe. Każda wystawiona faktura musi posiadać kolejny numer z ewidencji.

Fakturę wystawia się w 2 egzemplarzach: oryginał i kopia. Oryginał zawsze jest dla otrzymującego (płacącego), kopia pozostaje dla wystawcy (otrzymującego zapłatę).

Jeżeli jesteś zarejestrowany, jako podatnik VAT, numer VAT, który jest nadany przez urząd musi być umieszczony na fakturze.

Faktura VAT powinna zawierać takie dane jak: numer dokumentu, data zdarzenia gospodarczego, dane wystawiającego i odbiorcy, opis zdarzenia,   wartość netto usługi lub towaru, stawkę VAT, kwotę VAT-u, wartość brutto do zapłaty, forma płatności, określenie sposobu i terminu zapłaty.

VAT

Prowadzimy usługi wyliczenia podatku i wysyłania deklaracji podatkowych zarówno dla osób, którym dokonujemy na bieżąco księgowań, jak również dla osób, które nie potrzebują stałych zapisów księgowych, a jedynie kwartalne wyliczenia podatku VAT.

VAT to podatek od towarów i usług (VAT od ang. – Value Added Tax – podatek od wartości dodanej). Deklaracje VAT musza być składane do HMRC kwartalnie (z wyjątkami).

Jeśli obroty Twojej firmy w okresie kolejnych 12 miesięcy są powyżej £83,000 (od kwietnia 2016)* jesteś zobowiązany do zarejestrowania się, jako VAT-wiec. Jeżeli Twój obrót jest poniżej tego progu, dobrowolna rejestracja do VAT może wpłynąć korzystnie na finanse twojej firmy.

* W roku 2015/2016 82,000

* W roku 2014/2015 81,000

W uproszczeniu, dla małych i średnich firm obowiązują dwa rodzaje rozliczeń podatku VAT: podstawowy i liniowy.

System podstawowy to wskazanie na deklaracji VAT100, kwot VAT-u uzyskanego ze sprzedaży i kwot VAT-u poniesionych na koszty uzyskania przychodu. Różnica stanowi zobowiązanie lub należność podatkową. Ten rodzaj podatku wymaga bieżącego ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, jednak deklaracja składana jest kwartalnie.

System liniowy to obliczenie procentowe wartości VAT-u do zapłaty. Kwotą bazową są wszystkie przychody brutto, a procent jest ustalany indywidualnie dla każdej działalności, ze względu na rodzaj prowadzonej działalności. Ten rodzaj podatku zazwyczaj nie wymaga bieżących zapisów w księgach rachunkowych, a jedynie kwartalnego zestawienia przychodów, na podstawie, którego dokonujemy obliczenia wartości podatku VAT i dochodów dodatkowych.

Pracodawca (Employer - PAYE)

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą może zatrudnić pracownika i stać się według prawa oficjalnym pracodawcą. Zatrudniając pracownika musimy odprowadzić podatek dochodowy od wypłacanego wynagrodzenia oraz opłacić składki na ubezpieczenie społeczne zatrudnionej osoby, korzystając z systemu PAYE.

Ze względu na tzw. system RTI wysyłanie deklaracji pracowniczych do urzędu wymaga dostępu do odpowiednich, na bieżąco aktualizowanych systemów komputerowych, oferujemy ta usługę każdemu,   kto zatrudnia pracowników, oraz tym wszystkim, którzy do tej pory korzystali ze stron HMRC samodzielnie.

Pracodawca jest zobowiązany do rejestracji w HMRC każdej zatrudnionej osoby niezwłocznie po nawiązaniu umowy zatrudnienia. Osoba zatrudniana powinna przekazać jak najszybciej dane osobowe: pełne imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer ubezpieczenia oraz numer paszportu lub dowodu osobistego (nowozatrudnione osoby nieposiadające obywatelstwa angielskiego) oraz wypełnić i podpisać druk P46 ewentualnie dostarczyć druk P45 od poprzedniego pracodawcy.

Pracodawca wystawia payslip każdorazowo przy wypłacie wynagrodzenia, równocześnie zobowiązany jest do przekazania tej informacji w systemie RTI do urzędu. Po zakończeniu miesiąca, nie później niż do 19 następnego miesiąca (w zależności od rodzaju wynagrodzenia)   zobowiązany jest do wysłania dokumentu FPS (EPS) oraz wpłacenia należnych podatków i składek na ubezpieczenie do HMRC.

Brak deklaracji wiąże się z konsekwencjami finansowymi. *

Contractor (CIS)

CIS (Construction Industry Scheme) określa zasady płatności i rozliczeń między wykonawcami i podwykonawcami w branży budowlanej.

Obowiązki wykonawcy (contractors)

Wykonawca jest zobowiązany do zarejestrowania się w HMRC, jako Contractor przed zleceniem podwykonawcy pierwszej pracy. Należy również zweryfikować podwykonawcę w HMRC, aby upewnić się, że podwykonawca jest zarejestrowany w systemie CIS i uprawniony do standardowego potracenia zaliczek podatkowych w wysokości 20% kwoty brutto należnej za wykonaną prace. Obliczając zaliczki podatku nie uwzględnia się ewentualnej kwoty zwrotu za materiały, które zakupił podwykonawca. Jeżeli podwykonawca nie jest zarejestrowany w systemie CIS potrącane zaliczki na podatek wyniosą 30%.
Wykonawca jest  zobowiązany przekazać do HMRC miesięcznie, do 19 dnia każdego następnego miesiąca informacje o wysokości potraconych zaliczek na podatek od podwykonawców oraz wpłacić odpowiednia kwotę na rachunek HMRC. Należy również wystawić miesięczne zestawienie (CIS Statement) dla każdego podwykonawcy, na tym zestawieniu powinno znaleźć się: kwota brutto, potrącony podatek CIS (20% lub 30%) oraz kwota netto przekazana podwykonawcy. 

Obowiązki podwykonawcy (subcontractors)

Podwykonawca musi być osobą samozatrudnioną i ma obowiązek zarejestrować się w HMRC do systemu CIS, oraz przekazać wykonawcy: pełne imię i nazwisko, ostatni adres zamieszkania znany urzędowi, numer UTR (Unique Taxpayer Reference) oraz NI (National Insurance) przed otrzymaniem pierwszej płatności. Informacje te są wykonawcy niezbędne do zweryfikowania podwykonawcy, jako zarejestrowanego do systemu CIS oraz prawidłowego sporządzenia deklaracji miesięcznej dla HMRC. Zaliczki na podatek potracony przez wykonawcę, podwykonawca może częściowo lub w całości odzyskać po zakończeniu roku podatkowego, będą, bowiem one wliczone w poczet podatku należnego. Podczas rozliczenia rocznego z HMRC, należy uwzględnić kwotę pobranych zaliczek (suma potraceń z miesięcznych zestawień), HMRC zwróci nadpłatę otrzymanych zaliczek po uprzednim potraceniu wszystkich zobowiązań, jeśli takie występują.

*(HMRC:  https://www.gov.uk/guidance/what-happens-if-you-dont-report-payroll-information-on-time)

How much you pay

How much you’re charged depends on how many employees you have.

Number of employees             Monthly penalty

1 to 9                                        £100

10 to 49                                    £200

50 to 249                                  £300

250 or more                             £400

If you’re over 3 months late you can be charged an additional penalty of 5% of the tax and National Insurance that you should have reported.

! If you run more than one PAYE scheme, you can be charged penalties for each.

*(HMRC: www.gov.uk/guidance/what-payroll-information-to-report-to-hmrc )

HMRC code, Situation and When to report:

G

You have a reasonable excuse

As soon as possible

H

You correct an earlier payroll report

On your next regular FPS, or an additional FPS, report the correct payment details. Send by the 19th of the tax month after your original FPS for HMRC to show the correction in that month’s PAYE bill

F

You have an employee who’s either paid less than £112 a week or has worked with you for less than a week

Within 7 days of paying your employee

D

You pay your employee an expense or benefit where you must pay NICs, but not Income Tax, through payroll. This depends on the benefit

Within 14 days of the end of the tax month

F

You pay your employee based on their work on the day (for example, harvest workers paid based on how much they pick)

Within 7 days of paying your employee

A

You’re an overseas employer paying an expat employee, or you pay them through a third party

By the 19th of the tax month after making the payment

B

You pay your employee in shares at less than market value

Usually by the 19th of the tax month of giving them the shares - contact HMRC for complex situations

C

You make any other non-cash payment (for example, vouchers or credit tokens) to your employee

By the 19th of the tax month after making the payment